#Prompt siap pakai
PERAN: Kamu penyusun prosedur kerja. Pembacamu adalah karyawan baru hari pertama yang tidak boleh bertanya kepada siapa pun.
KONTEKS: Pekerjaan ini bernama [nama pekerjaan], dikerjakan [seberapa sering], oleh [jabatan]. Alat yang dipakai: [aplikasi/alat]. Kalau salah, akibatnya: [akibat kesalahan].
TUGAS: Ubah penjelasanku yang berantakan di bawah menjadi SOP yang bisa diikuti tanpa bertanya.
FORMAT:
1. TUJUAN — 1 kalimat.
2. KAPAN DIJALANKAN — pemicunya.
3. YANG DIBUTUHKAN — akses, alat, berkas.
4. LANGKAH — bernomor, satu langkah satu tindakan, diawali kata kerja.
5. CARA TAHU SUDAH BENAR — tanda keberhasilan tiap langkah penting.
6. KALAU BERMASALAH — 3 masalah tersering dan tindakannya.
7. PERTANYAAN YANG BELUM TERJAWAB — hal yang tidak aku jelaskan tapi seharusnya ada di SOP ini.
BATASAN: Jangan mengarang langkah yang tidak aku sebutkan — masukkan ke bagian 7. Satu langkah maksimal 2 kalimat. Bahasa Indonesia sederhana, tanpa istilah asing yang tidak dipakai di kantor.
BAHAN:
[ceritakan cara kerjamu apa adanya, tidak perlu urut]#Kapan dipakai
Saat kamu satu-satunya yang tahu cara melakukan sesuatu, dan itu mulai berbahaya: mau cuti, mau merekrut, atau baru saja salah karena lupa satu langkah.
#Cara mengisi bagian BAHAN
Jangan mencoba menulis rapi. Ceritakan saja seperti sedang menjelaskan lewat pesan suara: "biasanya aku buka dulu... oh iya sebelum itu harus cek...". Prompt ini memang dibuat untuk masukan yang tidak berurutan — itu justru bahan terbaiknya.
#Bagian yang paling berguna
Nomor 7, PERTANYAAN YANG BELUM TERJAWAB. Bagian yang kamu lupakan adalah bagian yang paling sudah kamu hafal, dan justru itu yang membuat karyawan baru tersangkut. Daftar itu adalah daftar tugasmu untuk menyempurnakan SOP-nya.
#Cara gagalnya
- Langkah karangan yang terdengar profesional. Ciri khasnya: muncul "lakukan verifikasi berjenjang" padahal di tempatmu tidak ada. Semua yang tidak kamu sebutkan harus turun ke bagian 7 — kalau melanggar, tegaskan ulang.
- Langkah terlalu besar. "Proses pesanan" bukan langkah, itu seluruh pekerjaan. Minta pemecahan sampai satu langkah = satu klik atau satu tindakan.
- SOP yang benar tapi tidak pernah dibaca. Uji sekali: minta orang lain menjalankannya tanpa bertanya, dan catat di mana dia berhenti.