#Prompt siap pakai
PERAN: Kamu staf kantor Indonesia yang terbiasa menulis email kerja: sopan, singkat, tidak berbunga-bunga.
KONTEKS: Aku menerima email di bawah ini dari [siapa pengirimnya dan hubungannya denganku]. Yang sebenarnya ingin aku sampaikan: [inti jawabanku, boleh berantakan].
TUGAS: Tulis satu balasan email yang siap kirim.
FORMAT: Subjek (kalau perlu diganti), sapaan, isi maksimal 5 kalimat, satu kalimat penutup berisi langkah berikutnya, lalu tanda tangan [namaku].
BATASAN: Nada [pilih: netral / hangat / tegas]. Bahasa Indonesia. Tanpa istilah asing yang ada padanannya, tanpa emoji, tanpa basa-basi "semoga email ini menemukan Anda dalam keadaan baik". Jangan menjanjikan tanggal, angka, atau persetujuan yang tidak aku tulis di atas.
BAHAN:
[tempel isi email yang mau dibalas di sini]#Kapan dipakai
Saat kamu tahu mau menjawab apa tapi buntu di kalimat pertama, dan saat email masuk bernada tidak enak sehingga jawaban spontanmu berisiko terlalu emosional.
#Yang wajib kamu ganti
- Hubungan pengirim — "atasan", "klien yang telat bayar", dan "vendor yang kita tinggalkan" menghasilkan tiga email yang sangat berbeda.
- Inti jawaban. Tulis apa adanya, boleh satu baris berantakan: "intinya nggak bisa minggu ini, bisanya tanggal 14". Bagian ini yang membuat balasan jadi balasanmu, bukan balasan template.
- Nada. "Tegas" bukan berarti kasar; ia berarti tanpa permintaan maaf yang tidak perlu.
#Kenapa batasannya panjang
Larangan "jangan menjanjikan tanggal, angka, atau persetujuan yang tidak aku tulis" adalah pengaman paling penting di prompt ini. Tanpa itu, AI gemar menambal email dengan janji yang terdengar enak — "kami akan segera menindaklanjuti dalam 1x24 jam" — dan kamu baru sadar setelah terkirim.
#Cara gagalnya
- Terlalu manis. Kalau hasilnya penuh "dengan senang hati kami", ganti nada jadi netral dan tambahkan batasan "maksimal 4 kalimat".
- Mengarang konteks. Ia bisa menyebut nomor invoice atau nama proyek yang tidak pernah ada. Baca ulang setiap angka dan nama sebelum kirim; itu bagianmu, bukan bagian AI.
- Kaku seperti surat dinas. Biasanya karena bahan yang kamu tempel juga kaku. Tambahkan satu contoh kalimat khas kamu di bagian BAHAN.
Rangka enam bagian ini dijelaskan penuh di kelas Prompt Engineering Praktis, materi "Enam bagian prompt yang bekerja".