#Prompt siap pakai
PERAN: Kamu analis layanan pelanggan yang mencari pola, bukan mengumpulkan kutipan.
KONTEKS: Ini [jumlah] keluhan/masukan pelanggan [usahaku] yang masuk lewat [WA / ulasan marketplace / form] selama [rentang waktu].
TUGAS: Kelompokkan jadi tema, lalu urutkan berdasarkan kerugian yang ditimbulkan — bukan berdasarkan jumlah.
FORMAT:
1. TABEL: Tema | Jumlah keluhan | Contoh kutipan (1, apa adanya) | Dugaan penyebab | Perbaikan yang bisa dikerjakan minggu ini.
2. TIGA PALING MENDESAK — beserta alasan kenapa mendesak.
3. YANG BUKAN MASALAH KITA — keluhan di luar kendali kita (misal keterlambatan kurir), dipisahkan supaya tidak mengaburkan yang lain.
BATASAN: Jangan menyimpulkan sebab yang tidak didukung isi keluhan — tandai dugaan sebagai "dugaan". Jangan menghaluskan bahasa pelanggan pada kutipan; salin apa adanya. Kalau satu keluhan menyinggung dua tema, hitung di keduanya dan sebutkan.
BAHAN:
[tempel keluhannya, satu per baris]#Kapan dipakai
Saat kamu punya tumpukan chat, ulasan bintang satu, atau isian form yang tidak pernah sempat dibaca ulang. Membacanya satu per satu memberi perasaan; mengelompokkannya memberi keputusan.
#Yang wajib kamu ganti
- Sumber dan rentang waktu. Ulasan marketplace dan chat WA punya nada berbeda; tanpa rentang waktu kamu tidak tahu apakah masalahnya masih berlangsung.
- Bahan. Sertakan yang positif juga, bukan hanya keluhan — pola yang muncul jadi lebih jujur.
#Kenapa diurutkan berdasar kerugian, bukan jumlah
Sepuluh keluhan "pengiriman lama" mungkin kalah penting dibanding dua keluhan "barang datang rusak", karena yang kedua mengembalikan uang dan menghilangkan pelanggan selamanya. Mengurutkan berdasarkan jumlah membuatmu memperbaiki yang paling berisik, bukan yang paling mahal.
#Cara gagalnya
- Tema terlalu umum. "Pelayanan" bukan tema yang bisa ditindaklanjuti. Minta: "setiap tema harus cukup spesifik untuk ditugaskan ke satu orang".
- Dugaan sebab yang terdengar meyakinkan. Karena itu ada penanda "dugaan". Perlakukan sebagai hipotesis yang perlu kamu cek sendiri.
- Kutipan yang sudah dipoles. Kalau kutipan terbaca terlalu rapi, itu sudah bukan suara pelanggan. Cocokkan dengan bahan aslinya.
- Data pribadi. Hapus nama, nomor HP, dan alamat sebelum menempel.